یکی از مهم ترین ویژگی های یک شرکت موفق، داشتن ست اداری جذاب می باشد. ست اداری هویت بصری شما را تشکیل می دهد؛ به همین دلیل هنگام طراحی آن باید توجه ویژه ای به تک تک پارامترهای موجود داشته باشید. برای داشتن یک ست اداری با کیفیت اصولی وجود دارد که به آن اصول طراحی ست اداری می گویند.

اصول طراحی ست اداری مجموعه ای از نکاتی درباره طراحی و چاپ ست اداری است. به کارگیری درست این نکات هنگام طراحی اقلام ست اداری تاثیر مثبتی روی تبلیغ شرکت و کسب و کار و  افزایش فروش می گذارد. طراحی ست اداری استاندارد باید ویژگی هایی داشته باشد تا بتواند به راحتی ارتباط بین محصول با مشتری شکل دهد. برای آشنایی با مزایای استفاده از ست اداری، محتوای مربوطه را مطالعه کنید.

هدف این مقاله بیان اصول طراحی و چاپ ست اداری همانند طراحی سربرگ، طراحی کاغذ یادداشت، طراحی پاکت نامه، طراحی فاکتور و طراحی کارت ویزیت  می باشد. همچنین در این مقاله به اصول طراحی اوراق اداری و نکاتی برای طراحی ست اداری می پردازیم

هدف از طراحی و چاپ ست اداری (اوراق اداری) چیست؟

به طور کلی ست اداری به دو بخش ست اوراق اداری و ست ابزار اداری تقسیم می شود. به اوراق اداری که در شرکت و سازمان ها و هر کسب و کاری برای امور اداری به کار می رود ست اداری گفته می شود. طراحی ست اداری به منظور نشان دادن هویت، ماهیت و نوع و سطح فعالیت سازمان و کسب و کار به مشتریان می باشد. اقلام ست اداری شامل سربرگ،  کارت ویزیت، پاکت نامه، کاغذ یادداشت، کارت پرسنلی، فولدر و برچسب اموال است.ست ابزار اداری نیز شامل خودکارها، روان نویس ها و به طور کلی تمامی ابزاری است که برای انجام فعالیت های شرکت استفاده می شود.

رعایت نکات طراحی ست اداری استاندارد می تواند اوراق اداری را به یک ابزار تبلیغاتی قوی و در عین حال ارزان قیمت تبدیل کند. استفاده از ست اداری که دارای نشان تجاری و لوگوی کسب و کار است می تواند کار بازاریابی و تبلیغ محصولات کسب و کار را برای مدیران کسب وکار بسیار راحت نماید.
اقلام دیگری مانند پاکت سی دی، فلش کارت و کارت اعتباری نیز از جمله مواردی است که در طراحی آن ها نیز باید اصول طراحی ست اداری را پیاده سازی کرد.

برای طراحی ست اداری استاندارد باید نوع جنس کاغذ، تعداد رنگ، گرماژ کاغذ، تیراژ چاپ و فرم اختصاصی و عمومی ست اداری را در نظر گرفت. هزینه چاپ ست اداری با توجه به فاکتورهای بالا متغیر است و هر یک قیمت مشخصی دارد.

علاوه بر ست اداری که یک ابزار تبلیغاتی نیز محسوب می شود، برای تبلیغات محصول و برند خود می توانید فعالیت های دیگری مانند طراحی کاتالوگ محصول، طراحی لیبل جذاب برای محصول، طراحی جعبه بسته بندی مناسب و طراحی کارتن که وظیفه تبلیغات برند شما را نیز بر عهده دارد، را نیز در دستور کار خود قرار دهید.

ست اداری شامل چه مواردی می باشد؟

اکنون که با ست اداری و انواع آن آشنا شده اید نوبت به اصولی می رسد که هنگام طراحی آن ملزم به رعایتشان می باشید. آشنایی با اصول طراحی ست اداری هم برای طراحان این ست و هم برای مدیران مفید است. برای طراحان به این دلیل که قادر خواهند بود کیفیت کار خود را افزایش دهند؛ برای مدیران نیز به این جهت که امکان نظارت روی کیفیت کار و همچنین سفارشی سازی کامل مطابق با نیازهای خود را دارند.

در زیر به مهم ترین اجزا و اصول طراحی اداری می پردازیم. برخی از این موارد می توانند متناسب با نیاز شرکت شما حذف و یا با مواردی دیگر جایگزین شوند. با این وجود حذف یک سری دیگر از پارامترها به دلیل نقش ضروریشان در ست، منجر به ناقص شدن ست اداری تان خواهد شد.

طراحی سربرگ و تبلیغات غیرمستقیم

سربرگ ها از جمله عناصر مهم برای تبلیغات غیرمستقیم کسب و کارها است. در طراحی سربرگ ها اگر از اصول طراحی ست اداری پیروی شود می تواند در شکل گیری منظم ارتباطات درون و برون سازمانی تاثیر چشمگیری داشته باشد. طراحی سربرگ ها در دو حالت A4 و A5انجام می شود و می تواند به خوبی پیام و هویت سازمان را به مخاطب انتقال دهد. طراحی جذاب سربرگ می تواند در مشتریان حس اعتماد، حرفه ای بودن و کیفیت محصولات کسب و کار را ایجاد کند.

 

سر برگ یک کاغذ A4 و یا A5 است( بسته به نیاز شرکت) که عموما برای نامه نگاری و مکاتبات اداری استفاده می شود. در سربرگ تمامی مواردی که استفاده می شود باید بین یک تا یک و نیم سانت از لبه های کاغذ فاصله داشته باشد. استفاده از فونت نکته مهم دیگری هنگام طراحی سربرگ ها می باشد. ترجیحا فونتی را استفاده نمایید که در تبلیغات خود نیز آن ها را به کار برده اید. چراکه این عامل حس هماهنگی بیشتری را به مشتری می دهد.

سایر موارد که در سربرگ قرار می گیرند شامل شماره تلفن، فکس، تاریخ نامه، پیوست، ایمیل و از همه مهم تر لوگوی سازمان می باشد. بهتر است لوگو را در مکانی قرار دهید تا علاوه بر در معرض دید بودن به ساختار کلی سربرگ لطمه ای نزند. سایر موارد مانند قرار دادن آدرس شبکه های اجتماعی کاملا اختیاری بوده و به سیاست های سازمان شما بستگی دارد.

برگه های یادداشت

یکی از موارد اختیاری در هنگام سفارش ست اداری، برگه های یادداشت می باشند. این برگه ها همانطور که از نامشان مشخص است برای مواردی از قبیل یادداشت اطلاعات و همچنین مکاتبات غیر رسمی استفاده می شوند. با وجود اینکه برخی سازمان ها استفاده از برگه یادداشت را عامل مهمی نمی دانند اما بهتر است به این نکته توجه داشته باشید که هزینه تهیه و استفاده از آن ها بسیار کم است؛ با این حال تاثیر زیادی در وجهه شرکتتان خواهند داشت.

طراحی کارت ویزیت و تبلیغات غیرمستقیم

یکی از تاثیرگذارترین اقلام ست اداری در روند تبلیغات غیرمستقیم  کارت ویزیت است بنابراین در طراحی کارت ویزیت باید دقت زیادی داشت چراکه  برای بهبود روابط افراد و سازمان ها در سطوح گوناگون از کارت ویزیت به عنوان یک ابزار تبلیغاتی و ارتباطی می توان بهره برد. برای اینکه کارت ویزیت بتواند وظیفه تبلیغاتی و ارتباطی خود را به خوبی انجام دهد و برای مشتری جذاب به نظر رسد باید در طراحی آن از اصول مهم طراحی ست اداری را به کار برد.

کمتر شرکتی را پیدا می کنید که از اهمیت کارت ویزیت بی اطلاع باشد. کارت ویزیت یکی از مهم ترین راه های ارتباطی مشتریان با شما است. عموما اطلاعات مهم شرکت مانند آدرس، شماره تلفن و سایر راه های ارتباطی روی کارت ویزیت نوشته می شود. ابعاد استاندارد کارت ویزیت ۵×۹ سانتی متر می باشد. با وجود اینکه افقی یا عمودی بودن این کارت ها به سلیقه شما بستگی دارد، طراحی کارت ویزیت به صورت افقی بیشتر از عمودی دیده می شود.

جنس کارت ویزیت مقوایی است با این وجود اگر روی آن گلاسه بکشید، ظاهری جذاب تر از قبل به خود خواهد گرفت. البته اقداماتی مانند رنگ بندی، کادر بندی و مواردی از این قبیل نیز بر زیبایی هر چه بیشتر این کارت ها تاثیر به سزایی دارند. همچنین توجه داشته باشید کارت ویزیت نباید پر از نوشته ها و اشکال مختلف باشد؛ چراکه در این صورت نه تنها توجه مشتری را جلب نکرده بلکه ممکن است دیگر رغبتی به استفاده از خدماتتان نداشته باشد.

کارت ویزیت را می توان در مکان هایی مانند نمایشگاه‌ها، حاشیه جلسات، کنفرانس‌های مرتبط به دست مشتریان و مخاطبان اصلی رساند. بنابراین می توان در زمانی کوتاه مشتریان خاص را پیدا کرد که روی تبلیغ خدمات و محصولات شرکت بسیار موثر است. طراحی کارت ویزیت باید با سبک طراحی سایر اقلام ست اداری هماهنگ بوده و همچنین حاوی نام سازمان و اطلاعات تماس باشد.

طراحی پاکت نامه و تبلیغات غیرمستقیم

پاکت نامه از جمله اقلام ست اداری است که دارای اندازه های متفاوتی بوده و برای نامه های اداری و متن قراردادها به کار می رود. این پاکت ها به همراه سربرگ به مشتریان و مخاطبان داده می شود.

از آنجایی که پاکت نامه در خارج سازمان کاربرد دارد می تواند سبب انتقال هویت و معرفی سازمان به افراد خارج از سازمان شود. طراحی پاکت نامه باید هماهنگ با طراحی استاندارد و اصولی ست اداری مجموعه باشد. تا بتواند وظیفه پیام رسانی خود را به خوبی انجام داده و باعث تبلیغات غیرمستقیم کسب و کار برای مشتریان و مخاطبان خارج از مجموعه گردد.

هزینه کردن برای طراحی پاکت نامه منطبق بر اصول طراحی ست اداری می تواندبر مشتریان و مخاطبان بالفعل کسب و کار تاثیر خوبی داشته باشد. پاکت نامه معمولا در موارد خاص و برای مشتریان مهم استفاده می شود.

استفاده از پاکت هایی که با استفاده از اصول طراحی ست اداری ایجاد شده اند؛ یکی از مهم ترین اقدامات جهت بالا بردن وجهه سازمان می باشد. عموما پاکت ها برای انتقال نامه های اداری مهم و برخی قراردادها استفاده می شوند. اگر بخواهیم به صورت اصولی اندازه پاکت ها را بررسی کنیم می توانیم بگوییم اندازه هر پاکت یک سوم اندازه سربرگ به علاوه شش میلی متر است. البته این اندازه با توجه به شرکتی که استفاده می کنید ممکن است کمی تغییر کند.

فولدر

نگهداری اسناد اداری همیشه یکی از دغدغه های مدیران سازمان های مختلف بوده است. البته که با پیشرفت تکنولوژی امروزه بسیاری از اسناد به صورت دیجیتال هم ذخیره می شوند؛ با این وجود نگهداری اسناد اصلی به صورت مکتوب از اهمیت ویژه ای برخوردار است. یکی از اصول طراحی ست اداری هنگام طراحی پوشه ها رنگ آن ها می باشد که عموما با رنگ سربرگ ها یکی است. این کار علاوه بر شکیل کردن ظاهر پوشه موجب هماهنگی آن با سایر تجهیزات و اوراق اداری نیز خواهد شد.

مطلب پیشنهادی: مزایای استفاده از ست اداری در کسب و کار

اصول طراحی ست ادرای چیست؟

اکنون که با اجزای ست اداری به صورت کامل آشنا شدید نوبت به بررسی اصولی می رسد که رعایت آن ها منجر به افزایش کیفیت ست اداری خواهد شد.

امروزه استفاده از ست اداری یا اوراق اداری برای معرفی هر کسب و کاری بسیار اهمیت دارد. طراحی و چاپ استاندارد ست اداری همانند طراحی پاکت نامه ، طراحی کارت ویزیت و بسیاری از اقلام ست اداری با بهره گیری از طراحی فلکسو یا طراحی لمینت  می تواند در نگاه مشتریان بسیار جذاب به نظر آیند. بنابراین طراحی و چاپ ست اداری با رعایت نکات اصول طراحی ست اداری می تواند هماهنگ با اهداف بازاریابی انجام گیرد و به شکل غیرمستقیم روی تبلیغ کسب و کار موثر باشد.

زمانی که می خواهیم یک ست اداری را طراحی کنیم باید کارهایی شامل انتخاب رنگ سازمان، انتخاب یک طرح گرافیکی مناسب، طراحی لوگو، انتخاب جنس کاغذ برای چاپ و نوع سیستم چاپ را انجام دهیم. بنابراین  رعایت نکات مهم در طراحی ست اداری می تواند این اطمینان خاطر را در سازمان ایجاد کند که طرح دارای تاثیرگذاری زیادی روی شناساندن شرکت به مشتریان می باشد.

 

۱. جنس کاغذ

شاید جنس کاغذ را بتوان مهم ترین عامل تاثیر گذار در کیفیت ست اداری عنوان کرد. به همین دلیل توجه به نوع آن و رعایت اصول طراحی ست اداری در این بخش اهمیت به سزایی دارد. انواع کاغذ با توجه به جنسشان شامل کاغذ تحریر، گلاسه، کاغذ خود کپی و برخی کاغذهای خاص می شوند. مدیران سازمان می توانند با توجه به بودجه خود از کاغذهایی با جنس مناسب استفاده کنند.

استفاده از کاغذها و مقواهای با کیفیت برای طراحی و چاپ ست اداری می تواند ارزش برند و سازمان شما را بالا ببرد. انواع کاغذهایی که برای طراحی و چاپ ست اداری مناسب هستند به شرح زیر است.

• کاغذ تحریر(همجنس کاغذ های معمولی موجود در بازار)
• گلاسه(نوعی کاغذ که ۲ طرف آن ماده ای زده شده تا چاپ بهتری داشته باشیم)
• کاغذ خود کپی یا کاربن لس NCR
• کاغذ های خاص

این موارد را می توانید در هنگام طراحی کاتالوگ محصول نیز مد نظر داشته باشید تا کاتالوگ با کیفیت تری به مشتریان ارائه دهید. برای آشنایی بیشتر با کاتالوگ، مقاله مربوط به کاتالوگ چیست را مطالعه کنید. برای این که بهترین کاتالوگ را برای محصولات خود طراحی کنید، پیشنهاد میکنم حتما مقاله باید ها و نباید های طراحی کاتالوگ را نیز مطالعه نمایید.

ویژگی های مختلف انتخاب انواع کاغذ و مقوا

اطلاع از انواع کاغذ و مشخصات آن ها می تواند راهنمای خوبی برای چاپ ست اداری با کیفیت و جذابی برای کسب و کار شما باشد.

• مشخصات فیزیکی کاغذ شامل ضخامت، دانسیته، بالک و وزن پایه
• مشخصات مکانیکی کاغذ شامل مقاومت کششی، مقاومت به پاره شدن، مقاومت به ترکیدن، مقاومت به تا خوردن و …
• مشخصات شیمیایی کاغذ شامل PH، واکنش پذیری کاغذ و مواد افزودنی به آن
• مشخصات نوری کاغذ شامل روشن و مات بودن، سفیدی، درخشش، زردی و …

۵.انتخاب سیستم چاپ ست اداری: مرحله آخر در طراحی ست اداری انتخاب چاپ خانه و سیستم چاپ متناسب با نوع کاغذ می باشد.

۲. سایز و نوع فونت

اصل دیگری که در هنگام طراحی ست اداری باید آن را مورد بررسی قرار دهید، اندازه و نوع فونت می باشد. بهتر است فونتی را انتخاب کنید که در تمامی تجهیزات اداری خود بتوانید از آن استفاده کنید. در این شرایط تنها چیزی که امکان تغییر آن را دارید اندازه فونت می باشد که آن هم باید به صورت اصولی تغییر پیدا کند.بنابراین انتخاب فونت مناسب و خوانا برای چاپ روی ست اداری بسیار اهمیت دارد. استفاده از طرح های ساده و فونت های ساده با سایز مناسب برای درج اطلاعات تماس از نکات ضروری در طراحی ست اداری می باشد.

۳. استفاده از نام شرکت؛ از برجسته ترین اصول طراحی ست اداری

نام شرکت مهم ترین عامل در برندینگ به حساب می آید. به همین دلیل حتما در سربرگ های خود باید آن را ذکر کنید. اندازه نام را نه آنقدر بزرگ انتخاب کنید که بخش زیادی از سربرگ را هدر دهد و نه آنقدر کوچک که دیده نشود. برای استفاده از نام در ابزارهای ست اداری، بسیاری شرکت ها از تایپوگرافی نیز استفاده می کنند.

۴. رنگ نوشته ها

نکته بسیار مهم در رابطه با نوشته ها این است که هنگام نوشتن آن ها به هیچ عنوان از رنگ های روشن استفاده نکنید؛ چراکه این کار خوانایی نوشته ها را تا اندازه زیادی دشوار می کند. استفاده از رنگ مشکی برای نوشته ها را می توان از جمله مهم ترین اصول طراحی ست اداری دانست. البته در موارد خاص و با توجه به نظر متخصصان امکان استفاده از رنگ های دیگر نیز وجود دارد.

اما بهتر است شما یک رنگ سازمانی برای تمام فعالیت های خود مانند طراحی ست اداری، طراحی کاتالوگ و … داشته باشید و حتی سعی کنید بسته بندی محصولات شما نیز با استفاده از همین رنگ ها طراحی شود. برای این که یک طراحی جعبه خلاقانه داشته باشید، حتما مقاله نکات مهم در طراحی جعبه را مطالعه کنید. 

خدمات گلبرگ دیزاین که زیر مجموعه کارخانه کارتن سازی گلبرگ باکس است، شامل طراحی انواع بسته بندی و جعبه و همچنین طراحی لیبل و … می باشد. از محصولات غذایی یا ارایشی تولید می کنید و می توانید از لیبل بر روی محصولات خود استفاده کنید و سعی در طراحی یک لیبل جذاب دارید، حتما نکات طلایی در طراحی لیبل را مطالعه کنید. 

۵. رنگ سازمانی برای طراحی ست اداری

یکی از نکات مهم در طراحی ست اداری انتخاب رنگ مناسب برای استفاده در طراحی ست اداری یک سازمان است. این رنگ باید با توجه به ویژگی های مشتریان انتخاب شود و در این زمینه باید مطالعه کافی داشته باشید. رنگ سازمان نشان دهنده هویت سازمان است پس باید در ابتدا با دقت انتخاب شود تا نیازی به تغییر رنگ در زمان دیگری نباشد. مشتری سازمان و کسب و کار را با رنگ آن می شناسد. بنابراین در صورت تغییر رنگ می تواند موجب کاهش اعتماد مشتری شده و او احساس کند با سازمانی بی هویت در ارتباط است.
انتخاب رنگی مناسب برای استفاده در طراحی ست اداری بسیار اهمیت دارد. زیرا این رنگ ذهنیت مشتریان را نسبت به سازمان شکل می دهد.

۶. طراحی لوگوی مناسب؛ از مهم ترین اصول طراحی ست اداری

یکی از قسمت های مهم در طراحی ست اداری، طراحی لوگو و درج نشان تجاری سازمان و کسب وکار مربوطه است؛ زیرا آرم سازمان هویت سازمان را نشان می دهد.بنابراین طراحی لوگو برای سازمان یکی از مراحل حساس در زمان طراحی ست اداری آن سازمان می باشد. طراحی و انتخاب شکل ظاهری لوگو باید در ابتدا با دقت انجام گیرد زیرا انجام هر گونه تغییر بعد از طراحی و چاپ ست اداری می تواند یه معنای تغییر برند باشد که روی اعتماد مشتریان تاثیر منفی خواهد گذاشت.

بنابراین باید در هنگام طراحی ست اداری در محل مناسبی از اوراق اداری چاپ شود. یک لوگوی خوب علاوه بر جلب توجه مشتری می تواند خدماتتان را نیز به آن ها معرفی کند. ظرافت در طراحی یک لوگو به اندازه ای اهمیت دارد که کوچکترین تغییر در ابعاد آن مفهوم لوگو را تغییر می دهد.

۷. طرح های گرافیکی

انتخاب یک طرح گرافیکی جذاب و ساده برای طراحی کارت ویزیت، طراحی پاکت نامه، طراحی سربرگ و سایر عناصر ست اداری بعد از انتخاب رنگ سازمانی و طراحی لوگوی سازمان مورد اهمیت قرار می گیرد.

۸. نوع سیستم چاپی برای چاپ طرح های ست اداری

هنگام چاپ طرح های ست اداری باید نوع سیستم چاپی را در نظر گرفت؛ زیرا هر روش چاپ دارای قابلیت ها و محدودیت های خاصی است. مثلا برای استفاده از طراحی فلکسو و طراحی لمینت روی ست اداری مثل کارت ویزیت باید از دستگاه های مخصوص استفاده شود. همچنین بعضی رنگ ها فقط با استفاده از چاپ خاصی امکان پذیر هستند مانند رنگ ساختگی پنتون که فقط با روش چاپ افست انجام می شود. برای انجام روش چاپ افست باید تیراژ بالا باشد ولی در چاپ دیجیتال امکان چاپ در تیراژهای پایین نیز وجود دارد و اینکه در این روش چاپ رنگ ها از ترکیب چهار رنگ مرکب اصلی به دست می آیند. بنابراین بسته به نیاز و رنگ های استفاده شده در طراحی ست اداری باید سیستم چاپ مناسبی را انتخاب کنید.

رعایت اصول طراحی ست اداری عامل موثر در تبلیغات غیر مستقیم

طراحی ست اداری یا اوراق اداری می تواند متناسب با نیاز تجاری هر کسب و کاری انجام شود. طراحی ست اداری شامل طراحی سربرگ، طراحی کارت ویزیت، طراحی پاکت نامه، کاغذ یادداشت، کارت پرسنلی و طراحی لوگوی سازمان می شود. هر یک از اقلام ست اداری می تواند به عنوان یک ابزار ارتباطی برای نظم دادن به ارتباطات بین کسب و کارها و مشتریان در نظر گرفته شود.

هدف اصلی از طراحی و چاپ ست اداری در سازمان ها شکل دادن به روابط با بیرون کسب و کارها است. همچنین در صورتی که ست اداری و اصول طراحی آن منطبق با اهداف بازاریابی باشد می تواند به شکل غیرمستقیم در برنامه بازاریابی کسب و کارها تاثیر مثبت داشته باشد.

جمع بندی

هر سازمان بسته به حیطه فعالیت خود نیاز به یک ست اداری دارد. این ست ها علاوه بر هماهنگ کردن بخش های مختلف اداره، بر روی برندینگ نیز تاثیر گذار می باشند. برای بالا بردن کیفیت ست اداری باید از اصول طراحی ست اداری پیروی کرد. این اصول برای هر بخش از تجهیزات اداری به صورت جداگانه تعریف شده اند. به عنوان مثال ابعاد کاغذ نباید از اندازه معینی بیشتر شود و یا نوع فونت در ست اداری باید ثابت بماند. همچنین استفاده از برگه های یادداشت می تواند تاثیر زیادی بر تسریع کارها و همچنین صرفه جویی در مصرف کاغذ داشته باشد.

بنابراین اگر قصد دارید برای شرکت خود تیمی جهت طراحی ست اداری استخدام کنید، بهتر است به عنوان مدیر با اصول این طراحی آشنا باشید. در اینصورت امکان نظارت بر کیفیت نهایی کار را خواهید داشت. مواردی مانند رنگ مناسب نوشته ها، جنس کاغذ، ابعاد و شکل ظاهری کارت ویزیت از جمله مهم ترین می باشند.

در پایان ذکر این نکته ضروری است که برخی از موارد ذکر شده در طراحی ست اداری تاثیر بیشتری نسبت به سایرین دارند. به عنوان مثال در صورت مناسب نبودن جنس کاغذ، از کیفیت لوگوی چاپ شده و نوشته های روی آن نیز کاسته می شود. در رابطه با هزینه طراحی ست نیز اصلا نگران نباشید؛ چراکه هزینه کردن برای این کار نوعی سرمایه گذاری است که در نهایت هزینه صرف شده در آن به شما بازگردانده می شود.
ممنون از اینکه تا پایان این بخش با موضوع اصول طراحی ست اداری همراه ما بودید.