بطور کلی یکی از مهم ترین مزیت های استفاده از ست اداری  در سازمان ها و انواع کسب و کار باعث سهولت و بهتر شدن ارتباطات تجاری و مکاتبات اداری می گردد. همچنین به سبب وجود ست اداری سازمان ها می توانند خود را مجموعه ای معتبر و دارای تخصص معرفی نمایند. در این مقاله قصد داریم به بیان مزایای استفاده از ست اداری، به طور مفصل و هدف از طراحی ست اداری و همچنین به معرفی انواع ست اداری بپردازیم.

ست اداری چیست؟

ست اداری شامل دو بخش ست اوراق اداری و ست ابزار اداری است؛ که اوراق اداری شامل سربرگ، کارت ویزیت، پاکت نامه، کاغذ یادداشت و فولدر می باشد. این اوراق دارای طرح گرافیکی منسجم است و برای انجام امور و مکاتبات اداری با شرکت ها و سازمان های دیگر به کار می رود. این طرح های منسجم یا ست شده می تواند زیبایی خاصی به ست اداری یک سازمان ببخشد. همچنین ست ابزار اداری وسایلی هستند که برای انجام کار و فعالیت های اداری به کار می رود.

ست اداری شامل موارد زیر است:

• سربرگ A4 و A5
• کارت ویزیت
• پاکت نامه اداری
• پاکت A4 و A5
• کاغذ یادداشت
• فولدر(پوشه)
• لیبل CD و DVD

هدف از چاپ و طراحی ست اداری چیست؟

۱.زیبا کردن و هویت دادن به نشان تجاری و ماهیت کسب و کار

۲.ارتقاء وجه اعتبار تجاری در نظر مشتریان و سازمان های دیگر

۳.شهرت نشان تجاری شرکت و استراتژی برندسازی در بین رقبا و سایر کسب و کارهای مشابه

۴.جلوگیری از کپی برداری راحت از اسناد و اوراق کسب و کار 

مزیت های استفاده از ست اداری در کسب و کار

یکی از مهم ترین مزایای به کارگیری ست اداری افزایش و بهبود ارتباطات و تعاملات با سایر مشتریان و سازمان ها است. برای مکاتبات اداری استفاده از هویت بصری و زیبایی ظاهری ست اداری مثل پامت نامه یا سربرگ و کارت ویزیت بسیار اهمیت دارد. طراحی لوازم ست اداری مانند طراحی سربرگ، طراحی پاکت‌نامه، طراحی کارت ویزیت، طراحی یادداشت  و سایر اقلام برای هماهنگی و زیبایی بیشتر بهتر است با طرح سازمانی هماهنگ باشند.

بدون شک اگر ایمیل بی نام و نشانی را دریافت کنید که نه لوگو و نه اسم شرکت فرستنده در آن عنوان شده، بدون تعللی آن را از صندوق دریافتی خود حذف خواهید کرد. در این شرایط، اگر یک نام ساده در ایمیل تا این حد اهمیت دارد، چرا این امر را در سطوح بزرگتر اجرا نکنیم؟ چرا ست های اداری را در اولویت شرکت قرار ندهیم؟ اصلا مزایای استفاده از ست اداری چیست؟

هر ارتباطی که کسب و کار شما با مخاطب یا مشتریان بالقوه ایجاد میکند، ارائه ای از شرکت شما است. در واقع شما با این کار به مخاطب خود میگویید که چه دیدی نسبت به شما داشته باشد. یکی از بهترین راه ها به منظور تحت تاثیر قرار دادن آنها، از طریق ست های اداری است. منظور از ست اداری چاپ سربرگ، کارت ویزیت، پاکت نامه، برگه یادداشت و … است. با این حال، این وسایل چطور میتوانند افراد را تحت تاثیر قرار دهند؟ در ادامه ۷ دلیل قانع کننده می آوریم تا ببینید وجود آنها تا چه اندازه در هر شرکتی مهم خواهد بود.

۷ مزیت استفاده از ست اداری

ست اداری شخصی سازی شده نقش اساسی در بخش بازاریابی کسب و کار شما ایفا میکند. با توجه به این امر، شما مخاطب خود را از هر طریقی با محصولات و خدمات خود آشنا مینمایید که نتیجه آن، اعتبار بیشتر و میزان فروش بالاتر است. به جز این مسئله، دیگر مزایای استفاده از ست اداری در کسب و کار چیست؟

۱. به حفظ نام تجاری شما کمک میکنند

چه قرار بر ارسال یک نامه به مشتریان باشد و چه به شرکت دیگر، باز هم فرمت نامه باید نشان دهنده فرستنده آن باشد؛ به عبارت دیگر، اگر میخواهید با مشتری یا کسب و کار دیگری ارتباط برقرار کنید، بهتر است فرمت آن را به گونه ای طراحی کنید تا نشان دهد این پیام ارسالی از سمت شما است. این امر چطور امکان پذیر است؟

چاپ سربرگ، یکی از مفیدترین راه ها در این زمینه است. برای مثال، شما میتوانید با چاپ لوگو با سبک مخصوص به شرکت خود، مخاطب را متوجه سازید که نامه از سمت شما ارسال شده است. سربرگ میتواند در بالای مطالب وبسایت یا ایمیل شما نیز قرار بگیرد.

لوگو میبایست با طراحی  کاتالوگ، کارت ویزیت، فیش و فاکتورهای شما همخوانی داشته باشد. با رعایت این امر، همه چیز مرتب و یکنواخت خواهد بود که در نهایت، به خاطر آوردن شما توسط مخاطبان نیز ساده تر است.

۲. نشان دهنده اهمیت دادن شما به شرکت است

یکی دیگر از مزایای استفاده از ست اداری این است که نشان میدهد شما برای کسب و کار خود تا چه اندازه ارزش قائل هستید. با این کار شما میزان توجه خود به شرکتتان را ابراز میکنید که همین امر در ایجاد اعتبار بسیار موثر است.

یکی از راه هایی که میتوانید علاقه و توجه خود به کسب و کارتان را نشان دهید، با استفاده از کارت های ویزیت میباشد. این نوع از کارت ها، کارت های معمولی نیستند. آنها ابزاری مهم و ضروری اند که به پیروزی در رقابت داغ بازار امروزی به شما کمک میکنند.

امتیاز این کارت ها، قابل حمل بودنشان است. درواقع میتوانید آنها را در بسته بندی محصولات قرار دهید یا در مراسمات مختلف به دست مشتریان هدف بدهید. در هر صورت، با طراحی این کارت ها نشان میدهید که تا چه اندازه به کسب و کار خود علاقه و اطمینان دارید.

چه زمانی از آنها استفاده کنیم؟

قطعا پیش بینی اینکه چه زمانی مخاطب هدف خود را میبینیم، کار ساده ای نیست. به همین علت، بهتر است که همواره آنها را پیش خود داشته باشیم. با این کار، شما همواره آماده ارتباط سازی و تبلیغات هستید.

فاکتورها یکی از گزینه های ساده در این امر هستند. البته توجه داشته باشید که در این قبوض باید کمترین فضای ممکن را به لوگو یا هر مورد دیگری مربوط به شرکت خود اختصاص دهید. مطالعات نشان میدهد که ۵۹% از مشتریانی که فاکتورهایی شخصی سازی شده دریافت کرده اند، خرید رضایتمندتری را تجربه کرده اند. همانطور که بیان شد، یکی از مزایای استفاده از ست اداری نیز بالابردن میزان فروش است. پس آن را از قلم نیاندازید.

۳. کسب و کار شما را حرفه ای جلوه میدهند

اگر کسب و کار خود را به تازگی آغاز کرده اید، جلب توجه و تحت تاثیر قرار دادن مخاطبین هدف باید تمرکز اصلی شما باشد. در این شرایط، افراد بسیاری وجود دارند که هنوز نام برند شما به گوششان نخورده است. به همین علت، به خاطر آوردن شما، کلید رشد و توسعه کسب و کارتان خواهد بود.

با ایجاد ست اداری شما به مخاطب خود میگویید که شرکت شما یک کسب و کار واقعی است. برای مثال، در صورتی که نامه ای با سربرگ برند خود بفرستید، به مخاطب این حس را القاء میکنید که برای ایجاد ارتباط وقت و هزینه صرف کرده اید، به کسب و کارتان افتخار میکنید و شما به دریافت کننده پیام اهمیت میدهید.

۴. مطمئن هستید که مشتریان بالقوه اطلاعات شما را دارند

یکی دیگر از مزایای استفاده از ست اداری، فراهم آوردن اطلاعات مهم برای مخاطبین هدف است. درواقع، اهمیتی ندارد که طراحی ست اداری شما چگونه خواهد بود. تنها موردی که باید به آن توجه شود، چاپ و در اختیار قرار دادن اطلاعاتی مانند راه های ارتباطی است. برای مثال شماره تلفن، آدرس ایمیل، آدرس پستی و نام شما میتوانند ارائه شوند.

درست همانند دیگر ابزارهای چاپی که در صنعت تبلیغات به کار برده میشوند، ست های اداری نیز در این امر بسیار پرکاربرد اند که از تاثیرگذاری بالایی نیز برخوردار میباشند. دلیل آن هم ساده است؛ زیرا در آنها انسجام و نظم وجود دارد. اگر به صورت شفاهی شماره تماس یا آدرس ایمیل خود را بگویید، قطعا پس از مدتی فراموش خواهد شد؛ اما این دسته از اطلاعات آن هم به صورت نوشته شده در یک جا، اصلا قابل نادیده گرفتن نیستند.

۵. اعتبار میسازد از برجسته ترین مزایای استفاده از ست اداری

مورد بعدی در لیست مزایای استفاده از ست اداری، آشنا کردن مخاطبین هدف با برند شما است که نتیجه آن اعتبارسازی خواهد بود. ست های اداری شامل لوگو برند شما هستند. وجود این نشان ها، نامه ها یا کارت های شما را بسیار حرفه ای جلوه میدهد. در ابتدا ممکن است تصور کنید استفاده از آنها تنها یک هزینه اضافی است، اما با گذشت زمان ماحصل کارتان را خواهید دید. پس از مدتی که چشم مخاطب به نشان شما عادت کرد، در میان مردم برایتان اعتبار ایجاد خواهد شد.

به کارگیری این موراد بسیار ساده است. شما تنها با صرف چند دقیقه پس از چاپ این ست ها، میزان فروش محصولات یا خدمات خود را به حد چشمگیری افزایش خواهید داد.

خودکار یا مداد یکی از نمونه های پرکاربرد در این زمینه هستند. این وسایل در همه زمان ها و مکان ها مورد استفاده قرار میگیرند. حال هر چه کیفیت این نوع از قلم ها بالاتر باشد، افراد توجه بیشتری به نام و لوگوی چاپ شده روی آن خواهند داشت. این کار همان بازاریابی و اعتبارسازی است.

۶. پیام ها و ارتباط شما با مشتری را متمایز میکند

یکی دیگر از مزایای اسفاده از ست اداری در کسب و کارها، جدا کردن پیام شما از پیام رقبای شما است. در دنیای دیجیتال امروز، گم شدن یا نرسیدن یک ایمیل چندان دور از انتظار نیست. تحقیقات نشان داده که یک کارمند به صورت روزانه ۱۲۱ ایمیل دریافت میکند.

مثلا ارسال ایمیل قدردانی به منظور تشکر از مشتری برای خرید تاثیری بیشتر از دست خط چاپ شده صاحب برند روی فاکتور یا ارائه کارت ویزیت به مشتری ندارد. از این رو، ست های اداری را جدی بگیرید. دادن اشانتیون هایی مانند خودکار، مهر، پاکت و … که علاوه بر زیبایی، لوگوی شما را نیز شامل میشوند در متمایز کردن ارتباط شما با مشتریان و برتری یافتن در رقابت بازار امروزی بسیار موثر است.

۷. اهمیت ست اداری برای انتقال اطلاعات

استفاده از ست اداری در کسب و کار می تواند در انتقال اطلاعات به صورت منسجم و در قالب رسمی و اداری نقش مهمی داشته باشد. برای مثال استفاده از سربرگ که یکی از عناصر مهم در ست اداری است، اگر به شکل صحیح طراحی شده و روی آن لوگوی سازمان درج شود می تواند در انتقال هویت سازمان بسیار تاثیر گذار باشد. زیرا به سازمان و کسب و کار اعتبار بخشیده و سبب می شود مشتری یا سازمان دیگر به دنبال سایر اطلاعات کسب و کار شما باشند.

۸. مزیت استفاده از ست اداری برای افزایش هویت و اعتبار تجاری

قالب ظاهری یک عنصر در ست اداری می تواند در ماندگار شدن نام آن سازمان در ذهن مخاطب بسیار تاثیر داشته باشد. همچنین افزایش هویت و ماهیت یک کسب و کار و سازمان به میزان زیادی به قالب ظاهری ست اداری سازمان بستگی دارد. این ظاهر و نوع طراحی ست اداری می تواند در معرفی آن به سایر مشتریان و همکاران اهمیت زیادی داشته باشد.

۹. اهمیت ست اداری در برقراری آسان تماس و دسترسی

دسترسی آسان و دوباره سازمان ها و مشتریان با کسب و کارها یکی از مزایای به کارگیری ست اداری در آن مجموعه می باشد. مثلا استفاده از سربرگ ها و یا پاکت های نامه ای که در آن ها لوگو و اطلاعات شرکت ثبت شده است برای مکاتبات اداری و رسمی بسیار بهتر از اوراق سفید و بدون طرح و نوشته چاپی می باشد. طراحی سربرگ و یا طراحی پاکت نامه برای سازمان ها در انتقال اطلاعات و تماس مجدد مشتریان به آن ها اهمیت ویژه ای دارد.

۱۰. مزیت استفاده از ست اداری برای افزایش امنیت

یکی از مزایای استفاده از ست اداری جلوگیری از کپی برداری آسان از مدارک و اسناد است.با درج اسناد و برگه ها در یک فضا که فقط به سازمان شما متعلق است از هر نسخه برداری راحت و دشواری های متاثر از آن پیشگیری می کند. گذاشتن مکاتبات در پاکت ، امنیت را برای کسب و کارتان بوجود می اورد و اعتبار این کسب و کار را به سهولت برای مخاطبین نمایان می کند .

۱۱. مزیت استفاده از ست اداری در ایجاد اعتماد و اطمینان در مشتریان

به وجود اوردن اطمینان و اعتماد در مخاطبین همراه با ارزش نشان دادن به خود
با استفاده از هر کدام از عناصر ست اداری همراه اشاره به اعتبار و رسمی بودن اسم تجاری سازمانتان می توانید به این برند هم یک اهمیت و احترام زیادی بگذارید . این یک مورد خوب برای بدست اوردن اعتماد بیشتر مخاطبان به شما و برند تجاریتان است .

۱۲. اهمیت ست اداری  در چرخه اداری ثبت تمامی مکاتبات

کاهش زمان برای آماده سازی و ثبت نامه نگاری های اداری و ثبت کامل داده های مورد نیاز یکی از مزیت های به کارگیری ست اداری می باشد. نوشتن متن درخواست یا نامه در پاکت ها و سربرگ های بدون طراحی و چاپ مشخصات شرکت و نشان تجاری آن برای بسیاری از مشتریان خوشایند نیست. ممکن است مشتریان خاص با مشاهده این نوع نامه نگاری بدون سربرگ و پاکت نامه بدون آرم سازمان حس بی اعتمادی نسبت به سازمان پیدا کنند.

۱۳. مزیت به کارگیری ست اداری برای معرفی مستقیم ماهیت کاری و تجاری

وقتی ست اداری اختصاصی ای را برای سازمان و کسب و کار خود طراحی می کنید می توانید بطور مستقیم ماهیت کاری و تجاری خود را به شکل انحصاری به دیگران معرفی کنید. مزیت طراحی و استفاده از ست اداری هر کسب وکاری را قادر می سازد تا با چاپ آرم شرکت و نام تجاری  خود بتواند به کسب و کار خود رسمیت ببخشد و خود را به طور واضح در معرض دید مشتریان هدف قرار دهد.

۱۴. مزیت استفاده از ست اداری برای نشان دادن نظم در سازمان

طراحی ست اداری با استفاده از رنگ ها و متن هایی که حس خوبی را به مخاطب انتقال دهد؛ باعث می شود سازمان شما در ذهن مخاطب بسیار منظم نشان داده شود. بنابراین ممکن است مشتری یا مخاطب این نظم و دقت در طراحی ست اداری را به منظم بودن فعالیت ها و امورات اداری مجموعه ربط دهد. در نتیجه می تواند به سرعت جذب شرکت و کسب و کار شما شود.

مهم نیست صاحب یک شرکت بزرگ باشید یا یک شرکت کوچک و تازه تاسیس شده. سرمایه گذاری در ست های اداری ارتقاء و توسعه کسب و کارتان را به همراه خواهد داشت؛ زیرا یک راه مقرون به صرفه برای آشنا کردن افراد با محصولات یا خدمات شما و اعتبارسازی است. در بخش بالا با مزایای استفاده از ست های اداری در کسب و کار آشنا شدیم. فرصت را غنیمت بشمارید و همین الان برای طراحی و تولید آنها اقدام کنید.

مزیت استفاده از طراحی و چاپ ست اداری

علاوه بر طراحی ست اداری یک کسب و کار برای معرفی محصولات خود و برند سازی باید اقدام به طراحی کاتالوگ، طراحی بروشور و گاهی طراحی لیبل نماید. همچنین طراحی کارتن و طراحی جعبه بسته بندی می تواند یک وسیله تبلیغاتی مناسب و با قیمت مناسب برای معرفی محصولات و برندسازی برای یگ کسب و کار نوپا باشد.

طراحی لوگو بر روی ست اداری، معرف برند و نوع خدمات و محصولاتی است که یک سازمان ارائه می دهد. بنابراین می توانید به محصولات خود در نزد مشتریان رسمیت بدهید. طراحی نشان تجاری در ست اداری ماهیت و هویت کسب و کار را به مشتریان و همکاران کسب و کار می شناساند.

بوسیله طراحی و استفاده از ست اداری براحتی می توانید منحصربفرد بودن محصولات و خدمات خود و همچنین حرفه ای بودن کسب و کار خود را به مشتریان نشان دهید.

 چرا استفاده از ست اداری طراحی شده برای کسب کار ضروری است؟

در عصر حاضر اطلاعات نقش اصلی را در ایجاد ارتباطات و برند سازی برعهده دارد. ست اداری یکی از عناصر مهم و کاربردی برای هر سازمان و کسب و کاری است که می خواهد خود را به مشتریان هدف و سایر کسب و کارها معرفی نماید. بنابراین اگر می خواهید از مزایای استفاده از ست اداری بهره مند شوید باید روی  طراحی و چاپ ست اداری دقت بیشتری داشته و با صاحب نظران در این زمینه مشورت نمایید.

زمانی که کسب وکاری برای عرضه و معرفی محصول خود اقدام به طراحی جعبه و طراحی بسته بندی خاص می نماید؛ می تواند مطمئن شود که در مرحله اول مشتری جذب نوع طراحی کارتن محصول می شود.

استفاده از ست اداری به سبب مزایایی که ایجاد می کند امروزه مورد توجه بسیاری از سازمان ها و کسب وکارهای خرد و بزرگ قرار گرفته است.

۱.طراحی ست اداری تصویری از کسب وکار قانونی و مجرب

بخش مهمی از جذب و نگهداری مشتریان به ایجاد اعتماد در آنان بستگی دارد. استفاده از طراحی مناسب در طراحی کارت ویزیت، طراحی سربرگ و طراحی پاکت نامه می تواند تصویری حرفه ای و مثبت از مجموعه شما را به مشتری ارائه دهد.

۲.اهمیت ست اداری به عنوان ابزاری برای بازاریابی

یکی از مزایای استفاده از ست اداری برقرای ارتباط آسان با سایر مشتریان است. بنابراین طراحی ست اداری به شکل حرفه ای بسیار حائز اهمیت است. اگر طراحی ست اداری به دقت و مشورت با افراد با تجربه صورت گیرد می تواند در جذب و جلب نظر مشتریان بسیار تاثیر داشته باشد.

۴. طراحی و چاپ ست اداری عاملی برای افزایش روابط عمومی

استفاده از ست اداری با طراحی و چاپ با کیفیت می تواند در کنار سایر ابزار تبلیغات مثل طراحی جعبه بسته بندی، طراحی کاتالوگ، طراحی لیبل و…به شناساندن برند و محصولات شما بسیار کارگشا باشد. زیرا رقبا نیز از روش های مختلفی برای افزایش روابط خود با مشتریان استفاده می کنند. می توانید برای سازمان ها و شرکت ها که مشتریان مخصوص شما هستند از ست اداری طراحی شده استفاده کنید. از پرکاربردترین اقلام ست اداری سازمان ها سربرگ و پاکت نامه است. بنابراین چاپ و طراحی سربرگ، چاپ و طراحی پاکت نامه ویا چاپ و طراحی فولدر و پوشه برای سازمان موجب افزایش روابط عمومی با دیگر شرکت ها می گردد.

جمع بندی بحث مزیت های استفاده از ست اداری

ست اداری می تواند به صورت اختصاصی یا عمومی طراحی و چاپ شود. استفاده از ست اداری می تواند خیلی سریع سازمان یا کسب و کاری را در بین مشتریان بشناساند. گاهی ست اداری مخصوص مشتریان و سازمان های ویژه ای طراحی و چاپ می شود و تنها در اختیار تعداد معدودی قرار داده می شود. در این مقاله به مزایای استفاده از اداری و طراحی آن پرداختیم. همچنین هدف از طراحی ست اداری برای کسب وکارها را بیان کردیم.

امیدواریم با مطالعه این مقاله با مزایای استفاده از ست اداری و جایگاه ویژه ای آن در بازاریابی و برند سازی آشنا شده باشید.